Dokumentenmanagement

Im Dokumentenmanagement geht es um die Verwaltung von Dokumenten im Unternehmen. Der Informationsfluss sollte hier so effizient wie möglich gestaltet werden, da Informationen und Dokumenten aus den unterschiedlichsten Quellen stammen und häufig einen langen und verschlungenen Weg innerhalb des Unternehmens zurücklegen. Dokumentenmanagement ist sowohl für analoge als auch bereits digitale Dokumente relevant.

Ein analoges Dokumentenmanagement bringt jedoch einige, teils erhebliche, Nachteile mit sich. Zunächst ist eine datenschutz- sowie GoBD-konforme Archivierung sehr aufwändig. Es besteht immer das Risiko, dass ein Dokument falsch einsortiert wird und somit nicht mehr aufzufinden ist. Darüber hinaus entfällt ein großer Teil der Arbeitszeit auf das Suchen, bzw. Weiterleiten und Archivierung von Dokumenten. Außerdem nehmen Papierakten und Ordner eine Menge Platz weg, da viele Dokumente in mehrfacher Ausführung benötigt und archiviert werden.

Digitale Lösungen ermöglichen Kunden ein zentriertes und gut strukturiertes Dokumentenmanagement mit automatisierten Bearbeitungsprozessen. So werden z.B. alle Dokumenten auf einer zentralen Plattform aufbewahrt, was die Suche nach ihnen stark reduziert. Außerdem sind alle Dokumente nur einmal vorhanden, was die Übersicht deutlich verbessert. Die Lösungsanbieter verwenden dafür Cloud-Systeme, die mit hohen Sicherheitsstandards sensible Daten schützen und außerdem einen ortsunabhängigen Zugriff ermöglichen.

Darüber hinaus kann auch den Kunden rund um die Uhr Zugriff auf alle relevanten Dokumente, wie Energieausweise oder Teilungserklärungen gewährt werden. Die Kunden werden zudem umgehend benachrichtigt, wenn benötigte Dokumente bereit gestellt worden sind.