Mieterkommunikation

Die Mieterkommunikation ist im Immobilienmanagement einer der wichtigsten Prozesse. Die Mieterkommunikation ist dabei eng mit anderen Geschäftsprozessen wie z.B. der Instandhaltung, dem Lob- oder Beschwerdemangement sowie den Nebenkostenabrechnungen verknüpft. Aus diesem Grunde sollte die Mieterkommunikation auch immer eng mit anderen Prozessen verzahnt sein und nicht isoliert betrachtet werden.

Die Mieterkommunikation ist eine der vielfältigsten Aufgaben im Immobilienmanagement.

Von der Information der Mieter über Angelegenheiten, die die gesamte Hausgemeinschaft betreffen (z.B. das Ablesen von Zählerständen oder Eigentümerwechseln) bis hin zu Schäden in einzelnen Wohnungen, die behoben werden müssen, ist hier einiges zu tun.

Besonders bei Mängeln in Wohnungen ist schneller und unkomplizierter Service wichtig. Der Mieter muss also die Möglichkeit haben, den Schaden schnell beim Vermieter zu melden und dieser ist dann für die Organisation der  Behebung verantwortlich.

Während der Corona-Pandemie hat sich in der Immobilienbranche die Kommunikation mit Mietern stark verändert, hinzu einer digitalen und vor allem kontaktlosen Kommunikation.

Bereits die Wahl des digitalen Kommunikationsmittels bringt zahlreiche Möglichkeiten mit sich. Wohnungsunternehmen und Immobilienverwalter. So können hier E-Mail, Portale, Apps oder Social Media-Kanäle genutzt werden, um für einen direkten Kontakt zwischen Vermieter und Mieter zu sorgen.

Zudem sind Kunden es von anderen Seiten mittlerweile gewohnt einen 24/7-Service genießen zu können. Um einen solchen Service auch in der Immobilienbranche anbieten zu können, sind Digitalisierungsprozesse unabdingbar.

So vielfältig wie die Aufgaben der Mieterkommunikation sind auch die Möglichkeiten in der Digitalisierung.

Eine große Herausforderung ist die Bereitstellung eines 24/7-Kommunikationsfensters, da der ideale Mieter in der Regel berufstätig und daher zu regulären Büroöffnungszeiten nicht erreichbar ist. Digitalisierungsmaßnahmen, wie etwa die Entwicklung von Chatbots könnten zur Lösung dieser Herausforderungen beitragen.

Weitere Möglichkeiten sind die Bereitstellung von Mieter-Apps oder Mieter-Portalen, auf denen die Mieter Reparaturen melden können oder ihre Nebenkostenabrechnungen einsehen können.

Immer größerer Beliebtheit erfreuen sich außerdem so genannte „Digitale Pinnwände“. Statt aufwendiger Zettelwirtschaft finden Mieter nun auf einem Blick aktuelle Informationen und Bekanntmachungen für die gesamte Hausgemeinschaft.