Vermietungsprozess

Ein zentraler Faktor für jedes Immobilienmanagement, egal ob Wohnungswirtschaft oder Gewerbeimmobilien, ist eine hohe Auslastung der Bestandsobjekte, idealerweise ohne Leerstände. Hierbei ist eine lange Mietdauer ebenso wichtig, wie eine schnelle Wiedervermietung von im Falle eines Leerstandes.

Für Immobilienverwaltungen ist es daher wichtig mit hoher Servicequalität ihren Mieterbestand zu halten, bzw. ihn sogar zu erweitern. Dieser Prozess beginnt mit optimalen Vermietungsprozessen. Daher ist der Vermietungsprozess eine zentrale Aufgabe im Arbeitsalltag des Immobilienmanagements.

Eine Neuvermietung von Immobilien ist häufig eine zeitraubende Aufgabe für jede Immobilienverwaltung. Während in Ballungszentren aufgrund von Wohnungsknappheit eine übermäßige Anzahl von Anfragen auf ein Objekt kommt, sind Immobilien in ländlichen Regionen häufig von Leerstand bedroht, was die Suche nach Mietern ebenfalls erschwert. Unabhängig von der Region ist der Vermietungsprozess sehr vielfältig und mit vielen Arbeitsschritten verbunden.

Der Vermietungsprozess startet beim Aufgeben eines Immobilieninserat, geht über die Auswahl eines Neumieters, inklusive Erledigung der Vertragsdetails und endet bei einer späteren Kündigung eines Mietverhältnisses. Häufig entstehen vor dem eigentlichen Inserieren der Immobilie aber bereits weitere Aufgaben, wie ansprechende Fotografien der Immobilie. Wird dies von einem
professionellen Fotografen erledigt ist bereits hier Koordinationsaufwand nötig. Zudem ist zu beachten, dass bereits vor Schaltung der Anzeige der Mietpreis definiert worden muss. Beim Inserieren der Anzeige ist vor allem Schnelligkeit gefragt. Denn um Leerstand, und damit fehlendes Einkommen zu verhindern, sollte die Anzeige schnellstmöglich nach Erhalt der vorherigen Kündigung erfolgen. Dennoch sollte das Inserat auf der anderen Seite auch ansprechend gestaltet sein. Ebenfalls zu beachten ist die richtige Auswahl an Immobilienportalen, auf denen das Inserat geschaltet wird. Hier gilt, je höher die Anzahl der genutzten Portale, desto höher die Reichweite aber auch desto höher der Betreuungsaufwand.

Nun folgt mit der Auswahl des Neumieters der zeitaufwendigste Prozess. Vor allem in Ballungszentren erhalten Vermieter auf eine Anzeige in der Regel eine Flut von Anfragen, was die Auswahl weiter erschwert. Werden von Interessenten noch weitere Informationen, wie Selbstauskünfte verlangt, so müssen diese ebenfalls geprüft werden. Nach erfolgreicher Prüfung werden anschließend potenzielle Interessenten zu einem Besichtigungstermin eingeladen. Neben der Planung muss zudem auch die Durchführung der Besichtigungen koordiniert werden. Nachdem die Entscheidung für einen Interessenten gefallen ist, wird ein entsprechender Mietvertrag aufgesetzt, der anschließend von allen Parteien unterzeichnet wird. Vorher kann es auch hier eine weitere Prüfung des Interessenten gegeben haben, etwa durch SCHUFA.

Bei Einzug des Mieters wird das Objekt an ihn übergeben und ein Übergabeprotokoll erstellt. In diesem Protokoll wird häufig das Inventar der Immobilie definiert und ggf. aktuelle Zählerstände, etc. abgelesen.
Während der Vermietungsprozess bis hierhin ein einmaliger Prozess war, so folgt nach Einzug des Mieters nun der routinierte Teil. Dieser Teil beinhaltet vor allem Kundendatenpflege und guten Service, z.B. in der Kommunikation und Instandhaltung, um den Mieter langfristig zu binden. Im Falle einer Kündigung beginnt der Zyklus des Vermietungsprozess von vorne.

Für den gesamten Zyklus gibt es mittlerweile viel Automatisierungspotenzial, vor allem unterstützt durch effektive digitale Lösungen. Dadurch können Unternehmen aus der Immobilienwirtschaft einen großen Schritt hin in Richtung einer nahezu kompletten Digitalisierung der Geschäftsprozesse der kaufmännischen Immobilienverwaltung machen. Aufwendige Bewerbungsprozesse mit unzähligen Anrufen von Interessenten und seitenlange Papierformulare können damit der Vergangenheit angehören.

Doch nicht nur Immobilienverwalter oder Vermieter profitieren von diesem Prozess, sondern auch potenzielle Mieter. Auch für sie fällt der lästige Papierkram weg, dazu läuft der Bewerbungsprozess deutlich schneller und bequemer ab. Sogenannte PropTechs und andere Softwarelösungen bieten vielversprechende Ansätze, mit denen die klassischen Geschäftsabläufe digitalisiert werden und innerbetriebliche Prozesse optimiert werden. Dadurch reduziert sich der Verwaltungsaufwand die Produktivität steigt.

So können Softwarelösungen mit Hilfe von „Matching Algorithmen“ im Vermietungsprozess bei der Mieterauswahl die passenden Mieter herausfiltern und bereits eine Vorauswahl treffen. Das ganze geschieht nach spezifischen Kategorien, die vor ausgewählt werden. Aufwendige Bonitätsprüfungen können damit ebenfalls bequem online erledigt werden. Nicht geeigneten Interessenten kann danach einfach per Mausklick abgesagt werden. Außerdem können Mieterdaten per Knopfdruck analysiert werden. Dadurch können schnelle detaillierte und übersichtliche Berichte erstellt werden, z.B. welche Wohnungsgröße am stärksten nachgefragt wird oder auch welches Immobilienportal am häufigsten genutzt wurde. Andere Lösungen speichern abgefragte Daten von potenziellen Interessenten eine Zeit lang, sodass diese sofort informiert werden, wenn eine vergleichbare Immobilie aus dem Bestand verfügbar wird.

Weitere Softwaretools steuern die gesamte Kommunikation mit möglichen Interessenten. So können hier mittels personalisierter E-Mail-Vorlagen per Mausklick Besichtigungen vereinbart werden oder Objektreservierungen versendet werden.